La méthode

Outil logiciel pour modéliser, cartographier et gérer les processus, les activités, les procédures, l'organisation (le personnel), le périmètre géographique, les risques opérationnels et financiers d'une organisation avec les notations BPMN et/ou UML.

Maîtriser en continu la performance, la valeur ajoutée, la qualité et le niveau des risques opérationnels des processus, des activités et des procédures permet d'accroître les performances, l'agilité, d'atteindre un niveau de maturité/qualité ISO 9000-2000... (certification) et d'assurer la pérennité de l'entreprise. C'est le BPM (Business Process Management)!

La solution Envision Process^© est moderne, de grande qualité graphique et très intuitive. Elle structure la démarche dans un environnement multiutilisateur, gère les changements et les demandes d'approbation (workflow collaboratif) et centralise l'information. Elle accroît la productivité des parties prenantes et la qualité des projets. Pérenne, elle peut gérer de très grandes quantités de données.

Architecture d'Entreprise (A.E.)

L'Architecture d'Entreprise en pratique, fait référence à un ensemble d'activités dont l'objectif est d'augmenter en continu l'efficacité et l'agilité de tous les processus de l'entreprise. Après engagement de la direction (voir Envision Governance©), cet objectif est atteint en quatre étapes:

1. Création d'un projet pour préciser le périmètre, l'objectif, constituer l'équipe et les rôles, définir les étapes et le calendrier.

2. Cartographie de la structure métier actuelle, c'est la vue : As Is (voir Envision Process©). Etape préliminaire de recensement, d'analyse des disfonctionnements et des possibilités d'amélioration des processus.

3. En suivant les directives de la feuille de route de la direction générale (voir Envision Governance©) et les conclusions sur la situation actuelle, proposer et modéliser des scénarios de la future architecture métier (c'est la vue : To Be). Les efforts de transition sont quantifiés, les risques contrôlés puis la meilleure option est validée et planifiée.

4. Phase opérationnelle de suivi et de gestion de l'évolution, de la maturité et des performances des processus et du S.I. dans le temps (process monitoring).

Un projet de BPM a toujours un impact important sur la structure informationnelle de l'entreprise et nécessite souvent l'élaboration d'une nouvelle stratégie pour le S.I. Un travail d'alignement ou plus simplement de convergence du S.I. avec les objectifs métiers doit être entrepris pour assurer la cohérence globale et le respect de la feuille de route (voir Envision IT©).

Modélisation des Domaines métiers et des Macro Processus

Cet exemple de modèle, conçu par le responsable du projet, facilite la cartographie des domaines et des macro processus métiers. Il permet de modéliser les flux entrants et sortants tout en vérifiant la cohérence lors d'une décomposition. L'avantage de ce langage, est qu'il offre une vue simplifiée, très utile pour être présentée en comité de direction. Cette notation peut être couplée en aval avec le formalisme BPMN pour décrire plus précisément un processus élémentaire. Voir ci-dessous.

Modélisation des processus et des activités avec BPMN

Le langage de modélisation BPMN (Business Process Management Notation) standard de l'OMG inclut les vues "Structure des processus" et "Chorégraphie" pour décrire les processus et modéliser les dialogues. L'avantage de ce langage, outre le fait qu'il est devenu un standard de l'industrie, est qu'il permet une modélisation très précise du déroulement des processus. Cette notation peut être couplée en amont à d'autres notations propre à l'entreprise et complémentaires pour modéliser les macro processus. Voir ci-dessus.

Note : Possibilité de remplacer la notation BPMN par le modèle d'activités UML.

Qui est concerné?

• Architectes métiers

• Responsable opérationnel

• Business manager

• Organe directeur

• Responsable technologie

• Actionnaires

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Option Modélisation de l'Organisation

Les modèles de cartographie du S.I. décrits ci-dessus créent le cas échéant des liens dynamiques entre les points de vue du périmètre géographique, de l'organisation, des rôles et des acteurs pour répondre aux questions: qui fait quoi ?, où ? et comment ?.

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L'outil Envision^®

En plus de la mise en œuvre des concepts méthodologiques cités plus haut, Envision^® offre de nombreux outils de productivité, d'analyse, de recherche et de stockage de l'information ainsi qu'un système automatisé de production de livrables personnalisés aux formats Word - Excel - HTML.
En outre l'outil propose un générateur paramétrable de tableaux de bord dynamiques et une fonction de génération automatique de site Web "Save As Web" pour la consultation à distance du référentiel du projet, avec un simple navigateur Internet Explorer.

Ce qu'offre l'outil Envision:

• Souplesse - Bien que livré prêt à être utilisé, l'administrateur de l'outil peut reconfigurer complètement les modèles, les types d'objets et leurs attributs, les liens ainsi que l'interface utilisateur. Il peut créer à tout moment ses propres modèles d'analyse ou d'architecture, soit en recombinant les éléments du langage Envision soit en créant son propre formalisme.

• Pérennité, Flexibilité - Envision exploite la base de données SQL Server de Microsoft^®. Cette technologie centralise toute l'information graphique et textuelle dans un référentiel unique et permet de gérer une très grande quantité d'information.

• Changements - Tout changement est archivé afin de permettre un retour à une situation antérieure ou pour gérer des variantes. L'outil surveille l'arrivée d'événements (paramétrables) sur les objets du référentiel ainsi que sur les mises à jour des documents externes liés et avertit par e-mail les personnes concernées. Toute modification est "historisée". Un changement dans une vue est immédiatement répercuté sur toutes les autres vues de l'architecture et le cas échéant jusque dans les commentaires textuels (fonction de traçabilité).

• Approbation - Une fonction liée au rôle d'approbateur permet de traiter la liste des demandes d'approbation de modification. Elle facilite le travail de l'approbateur en affichant simultanément et de façon colorée les différences entre la version originale et celle en attente d'approbation (workflow d'approbation).

• Gestion de baseline "Baseline Management"
  Création facilitée de nouvelles versions ou varientes d'un projet avec la gestion de "baseline". Une baseline est une configuration archivée du projet, qui peut être réutilisée pour dériver une nouvelle version ou variante. Il est également possible de naviguer facilement d'une configuration à une autre avec affichage des différences.

• Valorisation de l'information en travail collaboratif
  La centralisation dans une base de données facilite le partage en temps réel et la réutilisation de l'information. Les acteurs ont accès, selon leur rôle, à une définition unique des données (pas de doublon).

• Sécurité - La gestion précise et fine des rôles, permet le contrôle des accès aux vues et aux données, et assure la sécurité de l'information dans un environnement collaboratif.

Centraliser l'information

Regrouper toute l'information dans un référentiel (ici SQL Server) unique permet en plus de faciliter l'accessibilité, de créer des liens de dépendance, de calcul et de traçabilité entre tous les points de vue et les objets du projet et de limiter au minimum la quantité de fichiers et de documents à gérer.

Ordre et méthode!

De l'ordre: L'outil support de la méthode doit permettre de gérer une quantité importante d'informations complexes. Ces données évoluent dans le temps et sont souvent modifiées et réutilisées dans des contextes différents. Envision met de l'ordre dans cette forêt en centralisant et en optimisant (pas de doublon) toute l'information dans un référentiel sécurisé. Retrouver une information et ses évolutions est un jeu d'enfant.

De la méthode: Créer de l'information sans ambigüité, non redondante et avec un langage commun et compréhensible par tous est essentiel pour le projet. S'assurer qu'il ne manque rien (exhaustivité et complétude) sont des éléments clés pour garantir la qualité et le succès final.

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Tableaux de bord

Envision^® possède un générateur de tableaux de bord pour l'analyse des données du projet et la simulation de scénarios (ex. : analyse des coûts...), directement à partir de la base de données. La modification d'une cellule depuis le tableau est immédiatement répercutée sur l'ensemble de l'architecture et les valeurs recalculées. Associé à des filtres de recherche multiples, l'outil offre aux parties prenantes une aide puissante, adaptée à chacun, pour la prise de décision et le choix d'une solution.