Envision Process©

Outil logiciel pour modéliser, cartographier et gérer les processus, les activités, l'organisation (le personnel), le périmètre géographique, les risques opérationnels et financiers d'une organisation.

Définition d'un processus ISO 9000-2000

"Ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d'entrée en éléments de sortie" Petit Robert (Ndlr : "...si possible en créant de la valeur ajoutée.").

Qu'est que le BPM?

• Le Business Process Management (BPM ou gestion des processus métiers) est un processus de surveillance de la performance des entreprises à la recherche de possibilités d'amélioration, d'avantages concurrentiels et élimine les doubles emplois inutiles.

• Le BPM en pratique, fait référence à un ensemble d'activités dont l'objectif est d'augmenter l'efficacité et l'agilité des processus métiers en continu. Cet objectif est atteint en quatre étapes :

1. Cartographie de la structure métier actuelle (c'est la vue : As Is). Etape préliminaire d'analyse des disfonctionnements et des possibilités d'amélioration.

2. En suivant les directives de la feuille de route de la direction générale (voir Envision EA Management Suite©) et les conclusions sur la situation actuelle, proposer et modéliser des scénarios de la future architecture (c'est la vue : To Be). Les efforts de transition sont quantifiés, les risques contrôlés puis la meilleure solution est validée.

3. Suivi de la mise en œuvre du projet de BPM. Mise en place de la nouvelle structure. Elaboration de la nouvelle stratégie de l'information métiers.

4. Phase opérationnelle de suivi et de gestion de l'évolution, de la maturité et des performances des processus dans le temps (process monitoring).

• Un projet de BPM a toujours un impact important sur la structure informationnelle de l'entreprise et nécessite souvent l'élaboration d'une nouvelle stratégie pour le S.I. Un travail d'alignement ou plus simplement de convergence du S.I. avec les objectifs métiers doit être entrepris pour assurer la cohérence globale et le respect de la feuille de route (voir Envision IT©).

Qui sont les intervenants?

• Architecte métier

• Responsable opérationnel

• Business manager

• Organe directeur

• Responsable technologie

• Actionnaire

Pourquoi avez-vous besoin de BPM?

• La cartographie et la gestion des processus métiers sont des techniques d'amélioration des performances d'entreprise et d'alignement sur la stratégie générale. Elles permettent de considérer le S.I. comme un actif des métiers et de cadrer les éléments de sa stratégie.

• Le BPM supporte l'identification et l'optimisation des processus d'affaires et la capitalisation du savoir faire. Identifier et se focaliser sur le cœur de métier permet de créer un avantage concurrentiel.

• le BPM facilite l'agilité dans un monde des affaires où l'évolution est rapide. Il est essentiel pour le succès à long terme des entreprises d'aujourd'hui.

• Pour contrôler les risques opérationnels et financiers des activités de l'entreprise

• Pour adapter rapidement l'entreprise aux changements (agilité), aux nouvelles stratégies, au rachat d'activités et aux fusions d'entreprises

• Pour comprendre comment fonctionne une organisation, une PME ou un grand groupe. Par exemple, dans le but de la vendre ou de l'acheter.

• Pour obtenir une certification : Qualité (norme ISO 9001-2000), Biologique (EcoCert) etc.

Pourquoi améliorer les processus métiers en continu?

En théorie, la fonction d'amélioration d'un système, quel qu'il soit, crée une dynamique d'évolution indispensable à sa survie. En effet l'environnement change inexorablement, hors de tout contrôle. L'adaptation quasi immédiate à ces changements est vitale, sous peine d'une rapide dégradation des performances et in fine : la mort du système.

D'autre part, les éléments traditionnels de structure de toute entreprise évoluent si rapidement que toute tentative d'amélioration conséquente, basée sur ces concepts est vouée à l'échec. Les décisions arrivant trop tard, elles sont déjà obsolètes. Il est démontré que le concept de processus métiers est l'élément les plus stable de toute organisation, il est donc naturel de le considérer et de l'étudier en priorité.

Pour décider d'une amélioration, il convient en premier lieu de mesurer l'évolution des indicateurs de performance des processus existant et d'apprécier la divergence par rapport aux objectifs, puis de fixer de nouveaux objectifs et enfin d'appliquer les changements décidés. Ne maîtrisant pas la vitesse d'évolution de l'environnement, il est nécessaire de réduire cette boucle au minimum. Cette activité discrète est en fait "un processus dans un processus" qu'il faut répéter le plus régulièrement possible, idéalement en continu. Ce processus définit et justifie l'acronyme "BPM".
La gestion en continue des processus métiers (BPM) permet de suivre leur évolution, leur performance, leur niveau de qualité, leur degré de maturité et ainsi de réagir sans perte de temps.

Comment Envision Process© aide le BPM?

Analyser des milliers de données, identifier un point d'amélioration dans une forêt d'information, maintenir à jour une grande quantité de diagrammes, communiquer la synthèse et les recommandations à des acteurs hétérogènes et nombreux, définir des plans d'actions, travailler en groupe, nécessite une organisation sans faille, des outils adaptés et des nerfs d'acier...

Envision Process© vous aide :

• A construire un référentiel métier et à cartographier les processus métiers et les activités actuelles (As Is). Le but : Avoir une image et des données actualisées et formalisées de la situation en cours. C'est la première étape de toute étude sérieuse d'amélioration des performances ou de réduction des risques opérationnels

• A voir "l'arbre qui cache la forêt". L'outil permet de modéliser graphiquement et de relier vos objectifs et exigences à tous les concepts de l'architecture : Périmètre géographique, domaines et processus, activités et procédures, organisation et le personnel, flux de données etc. Rechercher une information ou un point d'amélioration dans cette forêt avec Envision est un jeu d'enfant.

• A partager en temps réel l'information avec toutes les parties prenantes, en toute sécurité et confidentialité (gestion des rôles)

• A modéliser la future architecture (To Be), à tester les scénarios et à sélectionner la meilleure version (gestion de version)

• A suivre l'évolution des changements (historisation)

• A générer automatiquement tout type de rapport et de tableaux de bord avec les indicateurs de performance de votre choix. Pas de perte de temps en rédaction => Plus grande valeur ajoutée

• A publier l'architecture métier sur le Web pour un accès massif et distant avec un simple navigateur internet

• Pour voir "la grande image" de votre entreprise

Centraliser l'information métier dans une base de données

au choix ou
 

Envision® est certifié TOGAF 8

Basée, entre autres, sur les méthodes VOLLE© : UML - WOJTYNA / BRANDENBURG^©

avec Envision est compatible avec les framework : ITIL - TOGAF - CMMI - Zachman® - DoDAF

Avantages de la solution

• Compatible avec les Frameworks
  Votre architecture métier bénéficie des bonnes pratiques et de l'expérience accumulée par les entreprises et les experts du monde entier.

• Vous créez un modèle visuel et intuitif qui montre "la grande image" de l'entreprise
  Envision facilite la création de vues (diagrammes) et la documentation de votre stratégie, de vos objectifs commerciaux, de votre organisation, de votre savoir faire métier et bien d'autres choses encore... dans une base de données relationnelle

• Engagement, motivation, productivité sont au rendez-vous
  La facilité de mise en œuvre de l'outil permet aux responsables métiers de saisir eux même et sans erreur leurs propres diagrammes de processus et d'activités. Une plus grande motivation des acteurs est observée due à une meilleure vision de l'objectif commun et des ses bénéfices

• Valorisation de l'information
  Centralisation et partage en temps réel de l'information stratégique de l'entreprise. Les acteurs ont accès, selon leur rôle, à une définition unique des données dans un environnement collaboratif

• Evolutivité et souplesse
  A tout instant vous pouvez reconfigurer totalement l'outil pour ajouter de nouveaux attributs, de nouvelles vues, de nouveaux types de diagrammes ou de nouveaux concepts de modélisation...

• Visualise vos processus actuels et futurs
  Comme pour le marin, les vents (d'amélioration) vous seront favorables si vous savez dans quel port vous êtes (As Is) et dans quel port vous souhaitez aller (To Be). Vous évaluez les options avec confiance parce que l'information est fiable et à jour. Vous mesurez les coûts et les délais pour trouver des solutions rapides et des changements à long terme

• Traçabilité totale (couverture, dépendance etc.) avec touts les éléments de l'architecture
  Vous suivez l'impact des changements sur tous les éléments et dans tous les points de vue de l'architecture métier. Vous en mesurer les conséquences, appréciez les avantages et inconvénients (simulation), ce qui facilite la prise de décision.

 Nouveau   Intègre la gestion des risques
opérationnels sur les processus et sur les activités (Risks management)

Inclus: Envision Risks for Business

Avec le Risks Management vous pourrez

• Identifier les sources de dangers de vos processus et de vos activités

• Générer des scénarios de risques pour découvrir l'origine (genèse) de nouveaux dangers

• Définir et caractériser les risques avec une criticité (gravité/fréquence ou probabilité)

• Définir des barrières opératoires ou techniques pour réduire à des niveaux acceptables les conséquences d'événements non souhaités et maîtriser le risque résiduel.

• Gérer les incidents pour réactualiser en continu les niveaux de risques et le taux de couverture ou de confiance des barrières

• Définir et gérer des plans d'action actualisés

• Maîtriser les coûts de protection et l'efficacité des actions.

En savoir plus sur le BPM avec Envision

• Un exemple de modèle métier de l'entreprise

• Exemple de vues métiers de l'entreprise

• Exemple de modèle de risques opérationnels et financiers

Assistance à maîtrise d'ouvrage

Services de conseil et de prestations intellectuelles sur site, avec ou sans transfert de technologie, pour la modélisation des processus métiers, de l'organisation et du périmètre géographique de l'entreprise.

^{Envision Process peut être intégré à Envision IT, outil d'urbanisation et de cartographie du S.I. dans une suite: Envision Business Suite, pour former un outil complet et intégré d'architecture d'entreprise.}

Envision Business Suite intègre la gestion des processus et l'urbanisation du S.I. dans un Référentiel d'Architecture d'Entreprise centralisé. Il fournit les outils, liens et la traçabilité nécessaire pour aligner efficacement l'architecture du S.I. avec les activités des processus métiers. Ce qui en retour, construit l'architecture globale de l'entreprise.

***Vient de paraître le dernier cahier technique***

Ce document définit les termes de gouvernance et d'architecture d'entreprise. Il explique pourquoi leur intégration est importante pour construire une structure opérationnelle capable d'assurer la cohérence de la capacité de mise en œuvre de la stratégie (feuille de route). Il s’adresse aux dirigeants, aux analystes et aux architectes qui souhaitent se former sur ces techniques afin de rendre l'entreprise plus performante et plus agile grâce à l'alignement stratégique.
Plus précisément :

•  Qu’est-ce qui a changé dans l’entreprise qui justifie le besoin d’une gouvernance et d’une architecture intégrées?

• Les parties prenantes : besoins et objectifs ?

• Gouvernance et architecture d'entreprise intégrées, c’est quoi ?

• Convergence ou alignement ? Comment faire?

• Avantages d’une solution intégrée pour la construction de tableaux de bord

• Quelles caractéristiques importantes doivent posséder les nouveaux outils d'architecture d'entreprise ?